ترفند پروداکتیویتی: انجام دسته ای کارهای مشابه در یک زمان

همانطور که قبلا ذکر شد، جهت پیشبرد موفقیت آمیز کسب و کارمان، باید از تکنیک های نا معمولی استفاده کنیم که بتوانیم ذره ذره انرژی و زمانمان را به درستی به کار گیریم و هدر ندهیم.

چرا که زمانمان کم است، انرژیمان کم است و وقت هدر دادن آن را نداریم.

یکی از این تکنیک ها، انجام کل کارهای یک شکلیست که یکی یکی، باید در آینده ارائه شوند.

سناریوی کارهای معمول یک فرد کاملا سالم، یعنی الگوی دنیای توانمند ها چنین است: فرد، امروز کارهای یک، دو، سه، چهار، پنج را باید انجام دهد. که این کارها ارتباطی با یکدیگر ندارند. مثلا 1- نوشتن متن مقاله های سایت یا کپشن سوشال مدیا، 2- ساخت تصویر گرافیکی برای سوشال مدیا، 3- عکاسی از محیط یا خودش و آماده کردن صحنه و خودش، 4- بهینه سازی سایتش برای گوگل، 5- مرتب کردن اسناد حسابداری

فردای این روز وظایف به این شکل هستند.

مورد 1، 2، 3، 4 تکرار می شود. مورد 6- بررسی امور تبلیغات و همکاری در فروش دیگران.

پس فردا:

مورد 2، 4، 5 تکرار می شود بعلاوه مورد 7- ضبط ویدیوی یک دقیقه ای و صحبت راجع به یک موضوع خاص

اگر دقت کنیم در این سناریو، برخی از وظایف مرتبا تکرار می شوند. مثلا شما هر روز مقاله ای برای وبسایت خود می نویسید. یا هفته ای دوبار ویدیو ضبط می کنید. این سناریو، یک روز شاد و متنوع را نشان می دهد. تصورش برای من فوق العاده جذاب است. با این وظایف، هرگز کسل نمی شوی و مرتب فضای ذهنی و محیطی ات عوض می شود. از خلق، به اجرا می پری، از اجرا به مدیریت و ...

اما وقتی با محدودیت انرژی مواجه هستی، زمان گذر از یک کار به کار بعدی بسیار طولانی می شود و بار سنگینی را بر ذهن، روان و بدنمان تحمیل می کند.

بعنوان مثال قبل از انجام مورد 3، باید محیط خود را کاملا مرتب کنید، بررسی کنید و هر آنچه دید مخاطب را آزار می دهد از محیط حذف کنید. ممکن است عکس برداری کنید و متوجه شوید گرد و خاک میز مشخص است، گریم تمیز صورت و لباسهای مرتب و اتو شده برای عکس برداری یا ضبط ویدیو ضروری است. اگر گوشه ای از لباس نامرتب است باید اتو شود. لباسها هماهنگ شوند. سر و صدای بیرون آرام باشد. نور مناسب در محیط ضبط وجود داشته باشد. تمرکزتان هم بالا باشد. تک تک این کارها فقط برای قبل از انجام مرحله 3 است. و چندین برابر خود مرحله 3 زمان و زحمت می طلبد.

حالا تصور کنید، فردا نیز یک ویدیوی کوتاه باید ضبط کنید. و تمام مراحل پیش از ضبط را دوباره باید انجام دهید. با این مثالها، چقدر از زمان و انرژی شما صرفا برای مرحله گذر و انجام امور اولیه هدر می رود؟

راه حل مناسب اینست که کلیه ی کارهای شبیه به هم را با هم انجام دهید.

مثلا شنبه های هر هفته را به تصویر برداری از محیط، خودتان و ضبط ویدیو اختصاص دهید. بنابراین یکبار مراحل اولیه را انجام می دهید و بعد از آن می توانید مثلا دو ویدیو و شش تصویر مناسب آماده کنید.

یکشنبه ها را به بهینه سازی وبسایت یا اینستاگرامتان، امور تبلیغاتی گوگل بپردازید. کل روز تمرکزتان بر روی یک موضوع خواهد بود. یادتان باشد وقتی که کارهایمان را تکه تکه و روزانه انجام دهیم، بدلیل مه مغزی، هر روز باید به مرور کارهایی که روز قبل انجام دادیم بپردازیم! یادمان می رود دیروز از کجا تا کجا انجام شد و به چه شکل انجام شد و چه نتیجه ای داد. بنابراین زمان زیادی را برای برگشت تمرکزمان به آن فعالیت از دست می دهیم.

دوشنبه ها به بررسی اسناد، رسیدها، فیش ها، حساب های بانکی و وارد کردن آنها به نرم افزار حسابداری می پردازیم و بهمین شکل در هر روز از هفته بر یک بلوک کار مشابه تمرکز کردیم.

البته در نظر داشته باشید، ماهیت برخی از کارها باید و باید و باید به صورت روزانه انجام شود. مثلا فعالیت با برنامه زمانی ثابت در اینستاگرام یا گوگل یا پست ویدیو در یوتیوب. طراحی درس و تکلیف برای دانش آموزان. ارائه گزارش به کارفرما و پشتیبانی لحظه ای مشتریان از مثالهاییست که امکان انجام آنها از قبل وجود ندارد. اما از قبل می توان آنها را تسهیل کرد. مثلا شما در یک روز، پنج تصویر اینستاگرامی بهمراه کپشن آنها ساخته اید، و در روزهای مشخص هفته، یکی یکی آنها را بطور منظم و جداگانه ارسال می کنید. یا تمام سوالات و تقاضاهای مشتری را از قبل، یک روز نوشته و پاسخ های آن را آماده می کنید، سپس هر موقع نیاز بود، توضیح مربوط به آن سوال تکراری را کپی پیست می کنید.

روش آماده سازی وظایف مشابه در یک روز، در اوایل کار چندان خوشایند به نظر نمی رسد. انجام دادن یکسری کار شبیه پشت سر هم می تواند کسل کننده باشد و انگیزه مان را از بین ببرد.

اما فقط دو هفته امتحان کنید. اگر بصورت کلی باعث کنترل بهتر کسب و کارتان نشد، آن را ادامه ندهید.

نکته دیگری که باید حتما حتما لحاظ شود اینست که اگر سطح انرژی و علایم بیماری شما نه تنها در طی هفته بلکه در طی یک روز نیز ثابت نیست، یعنی ممکن است صبح برای ساعاتی با انرژی و فعال باشید ولی ظهر به شدت خسته و عصر دردمند، این روش مناسبتان نخواهد بود چرا که داشتن الگوی ثابت در حد یکروز، لازمه برنامه ریزی برای این تکنیک است. برای افرادی که مرتبا در طی روز با بهبود و عود بیماری بالا و پایین می شوند، راهکار دیگری در نظر دارم که در مقالات بعدی به آن می پردازیم.

ممنونم از وقتتان. اگر نکته ای به نظر شما رسید که می تواند به مدیریت زمان و انرژی ما برای اجرای موفق کسب و کارمان کمک کند، با من در میان بگذارید:

09201239987 شادا :)