مدیریت زمان در کسب و کار کوچک 

وقتی کسب و کار کوچک خودت را راه اندازی کنی، یعنی رئیس خودت هستی. یعنی کسی لیست کارها و زمان اتمامشان را دیکته نمی کند. یعنی کسی اهمیت تک تک وظایفت را مشخص نمی کند. اولویت بندی انجام کارها، ضرورت زمان اتمام آنها و حتی لیست خود کارها، همه و همه را خودت باید طراحی کنی. اگر پیش زمینه مدیریتی نداشته باشی، قطعا تا زمانی که بتوانی زمان انجام کارهایت را منظم کنی استرس زیادی را متحمل خواهی شد. در این میان اگر در برهه ای از زندگی باشی که به خودی خود، تحت فشار رخدادهای ناخوشایند خارج از کنترلت قرار گرفته باشی، به راحتی از پا در خواهی آمد.

سالهاست که روش الف، ب، ج به عنوان استراتژی موثر برای مدیریت زمان پروژه ها، چه پروژه های کوچک چه پروژه های شهرسازی به کار می رود. در این قسمت می خواهم این روش را با مثال های روزمره زندگی افرادی که درگیر بیماری هستند، خانم هایی که از منزل کار می کنند و نیاز به ایجاد تعادل میان کار خانه، فرزندان، کسب و کار و سلامت خود دارند، یا بطور کل هنگامی که بحرانی خاص در زندگی پیش می آید، توضیح دهم.

ابتدا بهتر است کلیات روش الف، ب، ج را بشناسیم.

در این روش تمام وظایف، کارها، فعالیت ها و اعمالی که در زمان خاصی مثلا در یک روز به ذهنتان می رسد را بدون در نظر گرفتن اهمیت و اولویت آن کار در جایی یادداشت می کنید. سپس سه ستون مجزا را به فعالیت های الف  ، فعالیت های ب ، و فعالیت های ج اختصاص می دهید. و هر یک از فعالیت های موجود در لیست کارهایی که نوشته بودید، را در یکی از این ستون ها جای می دهید.

بر چه اساس؟ بر اساس دو سوال

"آیا نیاز است آن را انجام دهم؟" یا "آیا دوست دارم آن را انجام دهم؟"

در ستون الف ، اعمالی را جایگزاری می کنید که باید حتما انجام شوند. "نیاز" است انجام شوند و اگر آنها را انجام ندهید، سبب ناراحتی، آزار، دردسر و یا از دست دادن فرصت مهم می شوند.

در ستون b ، اعمالی را جایگزاری کنید که "نیاز" است انجام داده شوند اما اگر امروز رخ ندهند، مهم نیست. شما صرفا "دوست دارید" آن را در این برهه انجام دهید. می توانید آن را هفته دیگر هم انجام دهید اما تمایل شما، و انتخاب شما، امروز است.

در ستون c ، کارهایی که "دوست دارید" در این برهه انجام دهید اما از نظر زمانی، در اولویتی کمتر از موارد ب  است. یعنی اگر الف  و ب انجام شد و همچنان تمایل به انجام کار داشتید، آنگاه این فعالیتها را انتخاب میکنید. و انجام ندادن این فعالیت های ضرر و آسیبی در بر ندارد.

کاربرد این روش در مثالهای افراطی شلوغی و هرج و مرج زندگی مشخص است. اما این روش برای نمونه های ساده تر نیز کاربردیست. که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.

تصور کنید فردی را که انرژی کمی دارد و در عین حال مسئولیت کسب و کار کوچک خود را نیز می گرداند. صبح که بیدار می شود لیست کارهای مد نظرش را می نویسد:

صبحانه خوردن، نظافت کوتاه منزل، نرمش، بازاریابی، بسته بندی و ارسال محصول خانم احمدی و حسینی، نهار درست کردن، پیگیری پرداخت اقای چاوشی، خرید پایه دوربین، ثبت نام کلاس، نقاشی کاور پست، شام، حمام

حال از بین فعالیت های بالا، آنهایی که اگر انجام نشوند دردسر می شود را می نویسد. توجه کنید در این قسمت ممکن است فردی که دچار معیارهای سختگیرانه باشد بگوید همه ی این کارها ضرورت بالایی دارند. اما باید واقع بینانه سوالاتی از خود بپرسد.

آیا واقعا انجام آن در اولین فرصت نیاز است ؟ اگر انجام ندهم درد سر می شود؟

جواب این سوالات به فعالیت بسته بندی و ارسال محصول خانم احمدی و حسینی، مثبت است. این افراد، پول محصول را ریخته اند و اگر به موقع به دستشان نرسد مسئولیت دارد و موجب دردسر می شود. پس در ردیف a قرار می گیرد.

جواب صبحانه، نهار، شام هم قطعا در لیست الف قرار می گیرد. مراقبت از خود ضروری است. حتی نرمش نیز در لیست الف قرار میگیرد. چراکه این فرد درصورتی که جریان خون مناسبی را در بدن خود به گردش نیندازد، مفاصل خود را گرم نکند و کمی به خود حرکت ندهد، نمی تواند برای باقی روز کارا باشد. پس در لیست الف قرار می گیرد.

پیگیری پرداخت اقای چاوشی در لیست ب است. چون "نیاز" است انجام شود. می تواند فردا پیگیری کند ولی اگر امروز انجام دهد، زودتر به دستمزد زحماتش می رسد و اگر فردا انجام دهد، ممکن است تا آن موقع اقای چاوشی از خرید، سرد شده باشد. بنابراین اگر کارهای الف تمام شد. کارهای ب را انجام می دهد که نقاشی کاور پست، حمام و نظافت کوتاه منزل نیز در آن جای دارد.

اما بازاریابی را آخرین اولویت قرار می دهد. در کنار ثبت نام کلاس و خرید پایه. مسلما کاریست که باید انجام شود. ولی اهمیت و ضرورت ردیف الف و ب را ندارد. اگر آنها تمام شدند و همچنان انرژی و زمان مناسب موجود بود، ردیف ج نیز انجام می شود.

لازم به ذکر است اینگونه استراتژی ها، در عین سادگی، بسیار ثمر بخش هستند و متاسفانه خیلی زود از یاد می روند. از آن روش هاییست که ته ذهنمان آن را می دانیم ولی جزئیاتش را فراموش می کنیم.

بنابراین برای ماندگار شدن آن جهت مدیریت موفق کسب و کارتان، همین حالا بعنوان تمرین، لیست کارهای فردای خود را بنویسید و در سه ستون الف، ب، ج جایگذاری کنید.

موفق باشید :)

شاداکوشا